De voorbereidingen begonnen al een dag van tevoren, onder de coördinatie van de operations manager. Hierbij draaide het om het in goede banen leiden van opbouwactiviteiten, waaronder het begeleiden van de techniek, het ontvangen van materialen van externe leveranciers, en het inrichten van stands op de juiste locaties. Ook werden de zalen, cateringpunten en andere ruimtes – inclusief de backstagevoorzieningen – volgens de hoogste standaarden klaargemaakt.

Het team, bestaande uit vaste medewerkers en ingehuurde krachten, kreeg een uitgebreide briefing om ervoor te zorgen dat alles vlekkeloos zou verlopen. Het succes van een evenement begint immers met een goed geïnformeerd en goed voorbereid team.

 

Tijdens het festival zelf stond de operations manager voor de uitdaging om alles soepel te laten verlopen. Het evenement bracht de nodige dynamiek met zich mee, zoals onverwachte ziekmeldingen binnen het team, extra drukte bij de garderobe en last-minute verzoeken op technisch gebied. Dankzij een flexibele aanpak en snelle besluitvorming bleef het serviceniveau op het hoge niveau waar The Hague Conference Centre om bekend staat.

 

Het resultaat mocht er zijn: een succesvol en soepel verlopen meerdaags evenement. Bezoekers genoten van de inhoudelijke sessies en het strakke verloop van de dag, terwijl de opdrachtgever meer dan tevreden was met het eindresultaat. De inzet en toewijding van het team, onder leiding van de operations manager, maakten het 3e fysieke REBF Festival tot een succes.

 

Evenementen zoals het REBF Festival laten zien hoe belangrijk een sterke en professionele organisatie is. Bij The Hague Conference Centre zetten we alles op alles om jouw evenement tot in de puntjes te verzorgen. Nieuwsgierig naar wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem contact op via events@thehagueconferencecentre.com en ontdek de mogelijkheden.